10.10.14

Isikuandmete töötlemine Loksa Linnavalitsuses

NB! Teave ei hõlma juriidiliste isikute ja asutuste andmete töötlemist ning füüsilise isiku andmete töötlemist, kui andmeid töödeldakse seoses tema ametikohustusega.

Kohaliku omavalitsuse üks põhimõte on tegevuse avalikkus. Loksa Linnavalitsuse (edaspidi: linnavalitsus) tegevuse kohta saab teavet linna veebilehe ja dokumendiregistri kaudu. Töö käigus koguneb linnavalitsusele ka isikuandmeid, sealhulgas eraelulisi ja delikaatseid andmeid. Isikuandmetele ligipääsu on seadus kitsendanud, linnavalitsus oma töökorraldusega püüab samuti isikute eraelu võimalikult vähe riivata.

Järgnevalt on esitatud teave isikuandmete töötlemise põhimõtete kohta Loksa Linnavalitsuses ning isiku õiguste kohta enda andmetega tutvumisel.

 

Isikuandmete töötlemine

Isikuandmed on mistahes andmed, mis võimaldavad isiku tuvastada. Isikuandmete töötlemine on mistahes isikuandmetega tehtav toiming. Isikuandmete töötlemise aluseks on üldjuhul isiku enda algatus (taotlus, avaldus, märgukiri, teabenõue jne) või isiku pöördumine linnavalitsuse poole. Isiku algatuse või osaluseta töötleb linnavalitsus isikuandmeid ainult siis, kui seda kohustab või lubab seadus.

 

Loksa linna veebileht

Loksa linna veebilehe külastamisel linnavalitsus külastaja kohta andmeid ei kogu ega säilita.

 

Kirjad

Kõik füüsiliste isikute poolt edastatud kirjad (selgitustaotlused, märgukirjad, teabenõuded jms) sisaldavad isikuandmeid (nimi, aadress, kontaktandmed, isikuga seotud probleemi kirjeldus jms). Samuti võib isikuandmeid sisaldada juriidiliselt isikult või ametiasutuselt saabunud kiri. Isikuandmed on vajalikud kirjale vastamiseks või kirja pädevale asutusele edastamiseks.

Kõik linnavalitsusele laekunud kirjad registreeritakse linnavalitsuse dokumendiregistris. Dokumendiregistris kuvatakse kirja metaandmed (number, pealkiri, kuupäev jms) ning isiku initsiaalid, kui kirja saatja on füüsiline isik. Füüsilisele isikule edastatud ja füüsilise isiku poolt saadetud kirjale reeglina dokumendiregistri kaudu avalikku juurdepääsu ei võimaldata, selles sisalduvate isikuandmete (elukohaandmed, telefoninumber, e-posti aadress) tõttu. Sellised kirjad tunnistatakse asutusesiseseks kasutamiseks avaliku teabe seaduse (AvTS) § 35 lg 1 p 12 alusel, kuna eelloetletud andmeid loetakse isiku eraelu puudutavaks teabeks ning see ei kuulu kolmandatele isikutele avalikustamisele (v.a kui isiku nime või kontaktandmeid on kasutatud juriidilise isiku või asutuse esindajana). Muu kirjas märgitud teabe osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused sätestab AvTS § 35. Teiselt asutuselt saabunud kirjale kehtestab vajadusel juurdepääsupiirangu kirja saatja.

 

Õigusaktid

Vastavalt seadusele peavad kohaliku omavalitsuse volikogu ja valitsuse õigusaktid (määrused, otsused ja korraldused) ning komisjonide koosolekute protokollid olema igaühele kättesaadavad. Õigusaktid ja protokollid tehakse kättesaadavaks dokumendiregistri kaudu. Linnavalitsuse korraldus ja linnavolikogu otsus on üksikakt, mis sisaldab isikuandmeid, kui sellega reguleeritakse konkreetse isiku õigusi või kohustusi (nt korraldus ehitusloa andmise kohta, sotsiaaltoetuse maksmise kohta, korraldatud jäätmeveost vabastamise kohta; otsus detailplaneeringu kehtestamise kohta jmt). Kui üksikakt sisaldab delikaatseid isikuandmeid või isikuandmetena isiku elukohta ja kontaktandmeid märgitakse üksikaktile juurdepääsupiirangu alus ning tähtaeg. Vaid isiku nime või isiku nime ja isikukoodi või sünniaega sisaldavale üksikaktile on võimaldatud juurdepääs dokumendiregistri kaudu. Muu dokumendis märgitud teabe osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused sätestab AvTS § 35.

 

Kandideerimine ameti- või töökohale linnavalitsuses

Isikuandmeid sisaldavad kõik töökohale või ametikohale kandideerimisega seotud dokumendid (näiteks avaldus koos juurdekuuluvate dokumentidega, kirjavahetus kandidaadiga, avalikest allikatest kandidaadi kohta kogutav teave).

Kandideerimisega seotud kirjavahetus registreeritakse dokumendiregistris, kus kuvatakse dokumentide metaandmed (number, pealkiri ja kuupäev) ja kandidaadi initsiaalid. Kandideerimisdokumentidele dokumendiregistri kaudu avalikku juurdepääsu ei võimaldata ning need dokumendid on juurdepääsupiiranguga. Avalikustamisele ei kuulu ka teave inimese kandideerimise kohta. Teave kandidaadi ametisse nimetamise või tööle võtmise kohta on avalik. Juurdepääsu kandideerija dokumentidele võimaldame teenistujatele, kes on seotud kandidaadi valiku otsustusprotsessiga.

 

Kogutud isikuandmete säilitamine

Isikuandmeid sisaldavaid dokumente säilitatakse linnavalitsuse dokumentide loetelus sätestatud tähtaja jooksul. Kirjavahetust ja kandideerimisdokumente säilitatakse viis aastat. Arhiiviväärtuseta dokumendid hävitatakse dokumendi säilitustähtaja möödumisel. Rahvusarhiivi poolt arhiiviväärtusega dokumentideks hinnatud dokumente säilitatakse alaliselt ning need kuuluvad üleandmisele Rahvusarhiivi. Kui dokumendile on kehtestatud juurdepääsupiirang, ei võimalda Rahvusarhiiv sellele juurdepääsu kuni avaliku teabe seaduse alusel kehtestatud piirangu tähtaja lõpuni.

 

Õigus enda andmetega tutvuda ning nõuda ebaõigete andmete parandamist

Igaühel on õigus enda kohta kogutud isikuandmetega tutvuda. Kui isikuandmed ei ole avalikustatud veebilehel, on võimalik esitada andmete saamiseks taotlus. Võimalusel väljastab linnavalitsus andmed taotleja soovitud viisil viie tööpäeva jooksul taotluse registreerimisest. Kui isikuandmed on juurdepääsupiiranguga, veendutakse taotleja isikusamasuses. Andmete väljastamise eest paberil nõutakse alates 21. leheküljest tasu 0,14 eurot iga väljastatud lehekülje eest.

Andmete väljastamisest võib keelduda seaduse alusel. Isikuandmete kaitse seaduse kohaselt andmeid ei väljastata, kui see võib:
1) kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi, eraelu puutumatust või isikuandmete kaitset,
2) takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist,
3) raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses,
4) ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.

Kui isiku andmed on muutunud või muul põhjusel ebatäpsed, siis on isikul õigus nõuda vastavate paranduste tegemist, esitades selleks vastava taotluse.

Juhul kui isiku hinnangul on ametiasutus kogunud või kasutanud tema andmeid ebaseaduslikult või ei väljasta isikule tema kohta käivaid andmeid, siis on tal õigus esitada vastavasisuline vaie Andmekaitse Inspektsioonile või pöörduda kaebusega halduskohtusse.

 

Isikuandmete edastamine teisele asutusele ja isikule

Kui keegi tahab Teie isikuandmeid sisaldava dokumendiga tutvuda ja esitab teabenõude, siis juurdepääsupiirang tähendab, et teabenõude saamisel vaatab linnavalitsus üle, kas küsitud dokumenti saab osaliselt või täielikult välja anda.

Hoolimata juurdepääsupiirangust väljastab ametiasutus dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida (nt kohtueelne menetleja, kohus, maavalitsus, ministeeriumid, ametid, järelevalveasutus jms).

Koostas linnasekretär Karin Kask