28.12.18

Andmekaitsetingimused

Loksa linn kui kohaliku omavalitsuse üksus töötleb isikuandmeid seaduse ja nende alusel antud õigusaktidega kohalikule omavalitsusele ja tema asutusele pandud ülesannete täitmisel ja täitmiseks.

Töötleme isikuandmeid vaid meil lasuvate ülesannete täitmiseks ning seadusega lubatud ulatuses. Kohaliku omavalitsuse üksuse ülesanded, mille käigus võib vajalikuks osutuda ka isikuandmete töötlemine, tulenevad eelkõige kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse §-st 6 ja muudest õigustloovatest aktidest. Nende ülesannete täitmisel koguneb meile isikuandmeid, sealhulgas tundlikku ja eraelulist teavet. Püüame oma sisemise töökorraldusega tagada, et isikute eraelu võimalikult vähe riivataks. Käesolevad andmekaitsetingimused annavad kokkuvõtliku ülevaate isikuandmete töötlemise toimingutest.

Isikuandmete töötlemisel lähtume eeskätt:

 

MILLISTEL JUHTUDEL ME TÖÖTLEME TEIE ISIKUANDMEID?

1. Te saadate meile selgitustaotluse, märgukirja, teabenõude, taotluse, avalduse vms

  • Isikuandmete töötlemise aluseks on üldjuhul Teie enda algatus meile selgitustaotluse, märgukirja, teabenõude, taotluse, avalduse vms (edaspidi kiri) saatmisel. Sellisel juhul kasutame Teie isikuandmeid Teile vastamise eesmärgil.
  • Kui peame Teile vastamiseks tegema täiendavaid järelpärimisi, avaldame Teie isikuandmeid üksnes minimaalses ulatuses, mis on selle eesmärgi täitmiseks vajalik.
  • Kui meile saadetud kirjale vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame selle nimetatud asutusele ja teavitame Teid vastavast edastamisest.
  • Seaduse kohaselt peavad kirjavahetuse andmed olema nähtavad linna dokumendiregistri avalikus vaates, mistõttu registreerime eraisikute poolt saadetud kirjad nimetatud registris. Eraisikust kirja saatja või saaja nime me ei avalikusta ning dokumendiregistri avalikus vaates on nähtav üksnes kirje „eraisik". Kui kirjutate meile juriidilise isiku või asutuse nimel, siis palume kasutada mitte oma era-, vaid tööalaseid kontaktandmeid. Sellised kontaktandmed on dokumendiregistris avalikud.
  • Eraisikule edastatud ja eraisiku poolt saadetud kirjale reeglina dokumendiregistri kaudu avalikku juurdepääsu ei võimaldata, selles sisalduvate isikuandmete (elukohaandmed, telefoninumber, e-posti aadress) tõttu. Sellised kirjad tunnistatakse asutusesiseseks kasutamiseks avaliku teabe seaduse § 35 lg 1 p 12 alusel, kuna eelloetletud andmeid loetakse isiku eraelu puudutavaks teabeks ning see ei kuulu kolmandatele isikutele avalikustamisele. Muu kirjas märgitud teabe osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused sätestab avaliku teabe seaduse §-s 35.
  • Eraisikutega peetud kirjavahetust säilitame üldjuhul 5 aastat, misjärel kuuluvad selle tähtaja ületanud dokumendid hävitamisele.

 

2. Teie kohta võetakse vastu õigusakt

  • Vastavalt seadusele peavad kohaliku omavalitsuse volikogu ja valitsuse õigusaktid (määrused, otsused ja korraldused) ning komisjonide koosolekute protokollid olema igaühele kättesaadavad. Õigusaktid ja protokollid tehakse kättesaadavaks dokumendiregistri kaudu.
  • Linnavalitsuse korraldus ja linnavolikogu otsus on üksikakt, mis sisaldab isikuandmeid, kui sellega reguleeritakse konkreetse isiku õigusi või kohustusi (nt korraldus ehitusloa andmise kohta, sotsiaaltoetuse maksmise kohta, korraldatud jäätmeveost vabastamise kohta; otsus detailplaneeringu kehtestamise kohta jmt).
  • Kui üksikakt sisaldab delikaatseid isikuandmeid (eriliigilised isikuandmed) või isikuandmetena isiku elukohta ja kontaktandmeid märgitakse üksikaktile juurdepääsupiirangu alus ning tähtaeg. Vaid isiku nime või isiku nime ja isikukoodi või sünniaega sisaldavale üksikaktile on võimaldatud juurdepääs dokumendiregistri kaudu. Muu dokumendis märgitud teabe osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused sätestab avaliku teabe seaduse § 35.

 

3. Te esitate meile kaebuse/vaide või Teie peale kaevatakse

  • Kui esitate meile kaebuse/vaide või Teie peale kaevatakse, kasutame Teie isikuandmeid nimetatud asja lahendamiseks. Teisele osapoolele avaldame kaebuse/vaide esitaja isikuandmeid üksnes minimaalselt, asja lahendamiseks hädavajalikus mahus.
  • Kui meile saadetud kaebuse/vaide läbivaatamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame selle nimetatud asutusele ja teavitame Teid ka vastavast edastamisest.
  • Menetlusdokumentide osapooltele kättetoimetamine toimub:
    • e-posti teel (reeglina me e-kirju ei krüpteeri);
    • posti teel liht- või tähitud kirjana (postirisk on postiteenuse osutajal ning kirja saajal).
  • Asja menetlemiseks ning dokumendi kätte toimetamiseks kasutatakse aadressiandmeid, mida olete ise meile avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist.
  • Seaduse kohaselt on kaebuste/vaiete andmestik nähtav dokumendiregistri avalikus vaates, kus eraisikute andmeid me ei avalikusta. Avalikus vaates on nähtav üksnes kirje „eraisik".
  • Kaebusi/vaideid ja sellealast kirjavahetust säilitame 5 aastat. Selle tähtaja ületanud dokumendid kuuluvad hävitamisele.

 

4. Te olete väärteomenetluse osapooleks

  • Kui olete väärteomenetluse osapooleks, töötleme Teie isikuandmeid väärteomenetluse läbiviimise eesmärgil. Väärteomenetluse läbiviimist reguleerivad üksikasjalikult väärteomenetluse seadustik ja kriminaalmenetluse seadustik.
  • Väärteoteate esitaja andmed avaldame teistele menetlusosalistele ulatuses, mis on menetlusseadustikes ette nähtud ning asja lahendamiseks vajalik. Väärteomenetluses ei tagata tunnistaja anonüümsust.
  • Menetlusosalisteks on menetlusalune isik ja tema kaitsja. Menetlusosalised saavad materjalidega tutvuda menetlusseadustikes ettenähtud korras.
  • Väärteomenetluse seadustiku kohaselt ei loeta kaebuse/väärteoteate esitajat menetlusosaliseks. Materjalidega tutvumiseks peab väärteoteate esitaja esitama teabenõude, arvestades kehtestatud juurdepääsupiiranguid.
  • Seadus lubab meil väärteomenetlustega seotud asjaolusid avalikustada üksnes erandlikel juhtudel (väärteomenetluse seadustiku § 62). Seda õigust kavatseme kasutada vaid väga tungival vajadusel ja hoidudes asjaosaliste eraelu ülemääraselt riivamast. Muuhulgas jätame endale õiguse, kui isik viib ise menetlusalase info avalikkuse ette, anda vajadusel oma tegevuse kohta avalikkusele selgitusi. Me ei avalda teavet suuremas ulatuses kui isik ise eelnevalt on avalikustanud.

 

5. Te külastate meie võrgulehte www.loksalinn.ee, osalete küsitluses või helistate üldtelefonile

  • Võrgulehe külastamise andmeid, samuti meie korraldatud küsitlustes osalejate andmeid töötleme üksnes isikustamata kujul statistika tegemiseks.
  • Telefonikõnesid me ei salvesta.

 

6. Te kandideerite meile tööle

  • Tööle kandideerimisel töötleme Teie poolt avaldatud isikuandmeid, et hinnata Teie sobivust vastavale töökohale.
  • Sobivuse hindamiseks kogume Teie kohta täiendavat teavet avalikest allikatest. Teil on õigus saadud teabega tutvuda ja esitada omapoolsed selgitused-vastuväited.
  • Eeldame, et kandideerimisdokumentides esitatud soovitajatele on kandideerija andnud nõusoleku enda kohta käivatele küsimustele vastamiseks, samuti on soovitajad nõustunud sellega, et me nende poole teabe saamiseks pöördume.
  • Säilitame värbamisprotsessi raames saadud dokumente järgmistel eesmärkidel:
    • värbamisprotsessis tekkivate võimalike õigusvaidluste lahendamiseks - kuni nõude aegumiseni (1 aasta);
    • kandidaadi nõusolekul tulevikus korraldataval konkursil osalemise ettepaneku tegemiseks.
  • Kandidaadi andmed on juurdepääsupiiranguga teave, millele kolmandad isikud saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel.

 

MILLAL EDASTAME TEIE ISIKUANDMEID?

  • Ametiasutustes ning omavalitsusorganite töös avaldame isikuandmeid ainult asja menetlemiseks ning menetlusega seotud isikutele minimaalselt ehk asja lahendamiseks hädavajalikus ulatuses.
  • Kui keegi tahab teabenõude korras tutvuda dokumendiga, mis on juurdepääsupiiranguga, siis kontrollime, kas küsitud dokumenti saab muutmata kujul väljastada või tuleb seda töödelda nii, et juurdepääsupiiranguga teave ei satuks kolmandate isikute valdusesse. Juurdepääsu piiramine sõltub dokumendi sisust.
  • Vaatamata juurdepääsupiirangule väljastame dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õiguslik alus seda küsida (nt uurimisasutus, kohtuväline menetleja või kohus).

 

KUIDAS SÄILITAME TEIE ISIKUANDMEID?

  • Lähtume põhimõttest, mille kohaselt Teie isikuandmeid töödeldakse seni, kuni see on konkreetse eesmärgi täitmiseks vajalik.
  • Täpsemalt kehtestatakse dokumentide säilitamistähtajad Loksa linna dokumentide loetelus. Dokumente säilitatakse vastavalt sarjadele ette nähtud säilitustähtaja lõpuni või avalikku arhiivi üleandmiseni. Säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitatakse. Näitlikustamiseks mõningaid isikuandmeid sisaldavate või sisaldada võivate dokumentide üldisi säilitustähtaegu:
    • lepinguid säilitatakse 7 aastat lepingu lõppemisest;
    • kirjavahetust kommunaalmajanduse küsimustes säilitatakse 5 aastat;
    • sotsiaaltoetuste taotlusi säilitatakse 10 aastat.

 

KUIDAS REAGEERIME ISIKUANDMETEGA SEOTUD RIKKUMISTELE?

  • Kui toimub isikuandmetega seotud rikkumine ja see kujutab endast tõenäolist ohtu inimese õigustele ja vabadustele, siis teavitame rikkumisest Andmekaitse Inspektsiooni. Võtame kasutusele meetmed, et rikkumine koheselt lahendada.
  • Kui rikkumise tulemusena tekib Teie õigustele ja vabadustele tõenäoliselt suur oht, siis teavitame sellest ka Teid. Teavituse eesmärk on võimaldada Teil endal võtta vajalikke ettevaatusabinõusid olukorra leevendamiseks.

 

MILLISED ON TEIE ÕIGUSED?

  • Teil on õigus tutvuda enda isikuandmetega, mida me Teie kohta oleme kogunud. Teie sellekohasele pöördumisele vastame hiljemalt ühe kuu jooksul. Teie kohta käivad andmed väljastame vastavalt Teie soovile kas paberil või elektrooniliselt. Isikuandmetega tutvumiseks peame oleme veendunud, et tegemist on isikuga, kellel on õigus vastavaid andmeid saada. Nimetatud eesmärgil on meil õigus nõuda Teie isiku tuvastamiseks vajaliku täiendava teabe esitamist.
  • Me keeldume Teie tutvumissoovi täitmast üksnes siis, kui see võib:
    • kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi;
    • kahjustada riiklikku julgeolekut;
    • takistada või kahjustada süüteo tõkestamist, avastamist, menetlemist või karistuste täideviimist.
  • Kui Teie isikuandmete töötlemise aluseks on Teie poolt eelnevalt antud nõusolek, on Teil õigus nõusolek igal ajal tagasi võtta.
  • Teil on õigus nõuda Teid puudutavate isikuandmete parandamist, kui need on muutunud või muul põhjusel ebapiisavad, puudulikud või väärad. Lisaks on Teil õigus nõuda ka mittetäielike isikuandmete täiendamist tulenevalt konkreetse töötlemise eesmärgist.
  • Teil on õigus nõuda oma isikuandmete töötlemise piiramist või kustutamist teatud kindlatel juhtudel. Eelkõige juhul, kui meil ei ole Teie isikuandmete töötlemiseks (enam) seaduslikku alust.
  • Teie kui andmesubjekti õigused on täpsemalt sätestatud EL määruse 2016/679 artiklites 15-22, millega saate tutvuda siin.
  • Teil on õigus esitada igal ajal vastuväiteid meie otsuste ja tegevuse peale vaidena või pöörduda halduskohtusse. Samuti on Teil õigus pöörduda kaebusega Andmekaitse Inspektsiooni poole.

 

Juriidiliste isikute ja teiste asutuste andmete hoidmist need selgitused ei puuduta. Samuti ei hõlma need isikuandmete töötlemist võõrastel võrgulehtedel, millele meie võrgulehel viidatakse (välislingid).

 

Isikuandmete töötlemise toiminguid puudutavate küsimuste korral saate pöörduda andmekaitsespetsialisti poole, kelleks Loksa Linnavalitsuses on määratud linnasekretäri asendaja Ilona Alla (ilona.alla@loksa.ee; 603 1253), 

Koostas linnasekretär Karin Kask